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LE FONCTIONNEMENT D'UNE COPROPRIETE

Famille Lozere

 

Cette information est réalisée par l'ADIL 48 qui assure une information gratuite, neutre et complète sur tous les problèmes d'ordre juridique, financier ou fiscal ayant trait au logement.

 

LE FONCTIONNEMENT D'UNE COPROPRIÉTÉ

 

I) Les débuts de la copropriété

Le document fondateur de la copropriété  est le "règlement de copropriété". Ce règlement de copropriété est obligatoire et contractuel, il s'impose à tous les copropriétaires, ainsi qu'aux locataires. Il est en général rédigé par un notaire au moment de la construction de l'immeuble ou de sa division.

Le contenu du règlement de copropriété :
- Le descriptif de division
- Détermination des parties communes et des parties privatives
- La destination de l'immeuble
- Les conditions de jouissance des parties privatives
- L'usage des parties communes.

Le règlement de copropriété contient généralement "l'état descriptif de division". Ce document obligatoire n'est toutefois pas nécessairement intégré au règlement. 

Contrairement au règlement de copropriété, il n'a pas de caractère contractuel, il doit contenir :
- L'identification précise de l'immeuble
- La division de l'immeuble en lots susceptibles de propriétés distinctes
- L'identification de chaque lot
- La numérotation des lots
- L'indication des parties communes 

La détermination des parties communes et parties privatives
C'est le règlement de copropriété qui détermine les parties communes et les parties privatives.
Parties privatives : parties réservées à l'usage exclusif des copropriétaires.
Parties communes : parties affectées à l'usage ou à l'utilité de tous (ou de certains) et propriété indivise de ceux-ci.

Donc, pour savoir si c'est une partie privative ou une partie commune, il faut consulter le règlement de copropriété. Si rien n'est inscrit dans le règlement copropriété, on applique les articles 2 et 3 de la loi du 6 juillet 1965 :

Article 2 : Sont privatives les parties des bâtiments et des terrains réservées à l'usage exclusif d'un copropriétaire déterminé. Les parties privatives sont la propriété exclusive de chaque copropriétaire.

Article 3 : Sont communes les parties des bâtiments et des terrains affectés à l'usage ou à l'utilité de tous  les copropriétaires ou de plusieurs d'entre eux. Dans le silence ou la contradiction des titres, sont réputées parties communes :
- Le sol, les cours, les parcs et jardins, les voies d'accès
- Le gros oeuvre des bâtiments, les éléments d'équipement commun y compris les parties de canalisations y afférentes qui traversent des locaux privatifs
- Les coffres, gaines et têtes de cheminées
- Les locaux de services communs
- Les passages et corridors.


La destination de l'immeuble
La destination de l'immeuble est précisée dans le règlement de copropriété.
Exemples :
- "Occupation bourgeoise" : sont autorisées habitations et professions libérales.
- "Occupation strictement bourgeoise" : est autorisée uniquement l'habitation.
- Le règlement peut prévoir que l'immeuble est à usage d'habitation, professionnel et commercial.

La destination une fois établie par le règlement de copropriété, ne peut être modifiée que par une décision d'Assemblée Générale à l'unanimité.

Les conditions de jouissance des parties privatives
Chaque copropriétaire "use et jouit librement des parties privatives de son lot" sous réserve de ne pas porter atteinte ni aux droits des autres copropriétaires, ni à la destination de l'immeuble.

Le règlement de copropriété peut interdire certains comportements : interdire d'installer un barbecue sur les balcons, de garer des véhicules dans la cour commune, d'entreposer des objets dans le hall d'entrée...

Modifier l'usage d'un lot : c'est possible sous réserve de respecter la destination générale de l'immeuble et de ne pas porter atteinte aux droits des autres copropriétaires.

L'usage des parties communes
En principe, chaque copropriétaire use et jouit librement des parties communes, sous réserve de ne porter atteinte ni aux droits des autres copropriétaires, ni à la destination de l'immeuble.

Le règlement de copropriété peut réserver la jouissance d'une partie commune à un ou certains copropriétaires (ex : un jardin partie commune à usage exclusif du copropriétaire du rez-de-chaussée qui y a accès).

L'usage abusif des parties communes est sanctionné, par exemple elles ne doivent pas être encombrées. 

II) Les organes de la copropriété

Le syndicat des copropriétaires
Il est constitué de l'ensemble des copropriétaires sans exceptions. Il administre les parties communes, il assure la défense des intérêts collectifs des copropriétaires. Doté de la personnalité juridique, le syndicat a des droits et obligations : il peut voir sa responsabilité engagée.

Le syndicat se réunit en assemblée générale au moins une fois par an. Lorsque la copropriété est composée de plusieurs bâtiments, les copropriétaires peuvent décider la création d'un syndicat secondaire qui gère un bâtiment déterminé au sein du syndicat principal.  


Le conseil syndical
Il est l'intermédiaire entre le syndic et le syndicat des copropriétaires. Il est obligatoire, article 21 loi de 1965 : "Dans tout syndicat de copropriétaires, un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion..."
(exception : l'assemblée de copropriétaires peut décider de ne pas instituer de conseil syndical, mais cela doit rester exceptionnel).

Les membres du conseil syndical sont élus en Assemblée Générale, pour une durée maximum de 3 ans. Il s'agit d'une fonction non rémunérée.

Le conseil syndical
Qui peut être membre du conseil syndical?
- Les copropriétaires, leurs conjoints, leurs partenaires liés par un PACS, leurs représentants légaux, leurs usufruitiers, les personnes désignées par la personne elle-même membre du conseil syndical.
- En division : le représentant de l'indivision
- En cas de démembrement du droit de propriété : l'un ou l'autre. Soit le règlement de copropriété prévoit qui sera le représentant, soit se fie à l'accord des parties.
- Le gardien

Ne peuvent être membres du conseil syndical : le syndic, son conjoint, ses ascendants et descendants, ses préposés.


Le président du conseil syndical
Comment est-il élu ?
Il est élu parmi et par les membres du conseil syndical (et non en Assemblée Générale).

Il est élu selon la majorité prévue dans le règlement de copropriété, et à défaut de précision dans le règlement de copropriété, à la majorité simple.

Le rôle du conseil syndical
Il assiste le syndic, contrôle sa gestion et la comptabilité du syndicat. Il fait la liaison entre les copropriétaires et le syndic.

Le conseil syndical peut prendre conseil auprès de toute personne de son choix et demander un avis technique à un professionnel.

Les dépenses nécessitées par l'exécution de sa mission constituent des dépenses courantes d'administration supportées par le syndicat et réglées par le syndic.

Il donne son avis au syndic ou à l'Assemblée Générale sur toute question concernant le syndicat.


Il doit obligatoirement être consulté par le syndic dans certains cas : pour les contrats ou marchés passés par le syndic dont le montant excède une somme fixée par l'Assemblée Générale. En cas de travaux urgents. Le conseil syndical peut aussi se voir confier d'autres missions ou délégations par l'Assemblée Générale pour une durée déterminée.

Le
conseil syndical contrôle la gestion du syndic, notamment :
- La comptabilité du syndicat
- La répartition des dépenses
- Les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et contrats
- L'élaboration du budget prévisionnel...

Le syndic
Il est le seul représentant légal de la copropriété. C'est un mandataire, il est élu par l'Assemblée Générale.

Il a pour mission d'exécuter les décisions prises en Assemblée Générale, d'administrer l'immeuble, de tenir la comptabilité du syndicat des copropriétaires. Il est responsable devant le syndicat de la bonne exécution de la mission qui lui est confiée. Il conseille assiste et informe le syndicat des copropriétaires.

Deux types de syndic : syndic professionnel et syndic non professionnel.

Syndic professionnel

C'est une profession réglementée : loi du 09/01/1970 dite Hoguet et décret de 1972.

Pour être syndic, il faut :
- Une aptitude professionnelle (scolaire ou pratique)
- Une garantie financière (permettant la restitution des sommes versées par les copropriétaires)
- Une assurance responsabilité civile et professionnelle.

Avec ces 3 éléments, la carte  professionnelle de syndic est délivrée par la préfecture pour 10 ans.


Syndic non professionnel

C'est dans ce cas un copropriétaire. Il peut intervenir à titre gratuit (syndic bénévole) et se faire rembourser uniquement les frais exposés, ou il peut être rémunéré par la copropriété.

Il n'est pas tenu de souscrire une assurance responsabilité civile mais c'est fortement recommandé. Les frais de cette assurance seront normalement pris en charge par la copropriété.

Désignation du syndic
C'est l'assemblée générale qui désigne le syndic et approuve le contrat de syndic à la majorité des voix de tous les copropriétaires (article 25).

Le contrat de syndic est conclu pour 3 ans maximum. Toutefois, on peut faire des contrats d'un an.

Le contrat de syndic on doit indiquer sa durée, sa date de prise d'effet, les éléments de détermination de la rémunération du syndic et les conditions d'exécution de la mission.

Cette rémunération est libre et comprend deux éléments : les honoraires de gestion courante et les honoraires spécifiques pour prestations particulières.

Les missions du syndic
Il assure l'exécution des dispositions du règlement de copropriété et des délibérations de l'Assemblée générale.

Il administre l'immeuble, pourvoit à sa conservation et à son entretien. Cette mission générale le conduit à faire réaliser les réparations courantes et les travaux urgents , il doit veiller à l'approvisionnement en combustible en combustible, eau, électricité...

Il conclut au nom au nom du syndicat divers contrats : police d'assurance... Il tient la comptabilité du syndicat et assure le recouvrement des charges.

Il a l'obligation d'ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat. Sur ce compte bancaire sont déposées toutes les sommes reçues au nom et pour le compte du syndicat, notamment versées par les copropriétaires.

Il soumet au vote de l'Assemblée Générale la décision de constituer des provisions spéciales en vue de faire face aux travaux d'entretien ou de conservation des parties communes et équipements communs.

Il établit et tient à jour le carnet d'entretien de l'immeuble. Il conserve l'ensemble des documents relatifs à la copropriété et tient à jour la liste de tout les copropriétaires. Il représente le syndicat de copropriété en justice.

III) La vie en copropriété

Le copropriétaire et ses charges

La copropriété  fonctionne grâce aux versements de provisions effectuées par les copropriétaires. Le paiement des charges est obligatoire. Le syndic doit veiller à leur recouvrement ou engage sa responsabilité.

Le règlement de copropriété fixe les différentes catégories de charges. Deux catégories de charges :
- Les charges générales
- Les charges spéciales

Les charges générales
Elles concernent la conservation, l'entretien, l'administration des parties communes. Exemples : ravalement de façade, éclairage des parties communes, interphone, nettoyage de l'immeuble, frais de tenue d'Assemblée Générale, honoraires de syndic...

Elles sont reparties entre les copropriétaires en fonction de la valeur relative du lot (=tantièmes ou millièmes). Tous les copropriétaires sans exceptions doivent participer à ces charges.

Les charges spéciales
Ce sont les charges relatives aux services collectifs et aux éléments d'équipements communs. Exemples : l'entretien et le fonctionnement des ascenseurs, du chauffage central, du vide ordure...

Elles sont réparties en fonction de "l'utilité" que ces éléments d'équipement et services collectifs présentent à l'égard de chaque lot. "Utilité" ne veut pas dire "usage effectif, utilisation".

Paiement et recouvrement des charges
Le budget prévisionnel
Il est établi pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et aux travaux courants, durant un exercice comptable de 12 mois.

Le syndicat doit voter en Assemblée Générale le budget prévisionnel avant le début de l'exercice comptable. Ainsi, le syndic demandera au copropriétaires en début de chaque trimestre le paiement d'une provision égale au quart du budget.

Le syndic peut également exiger le versement de provisions pour les travaux non compris dans le budget prévisionnel, l'Assemblée Générale détermine le montant et la date d'exigibilité de la dépense. Exemple : travaux d'amélioration, diagnostic obligatoire...
Le syndic pourra pourra exiger le versement de provision pour financer les travaux urgents que le syndic peut faire réaliser sans délibération préalable de l'Assemblée Générale mais après avis du conseil syndical.

Il peut également être réalisé le versement d'avances. Ces avances sont constituées par les provisions spéciales pour assurer des travaux qui pourraient être nécessaires dans les trois ans à venir mais non encore décidés.
Ces avances constituent la réserve fixée au règlement de copropriété appelée couramment "fonds de roulement". Son montant ne peut dépasser 1/6 du budget prévisionnel soit 2 mois de budget.
Ces avances correspondent à l'échéancier prévu dans le plan pluriannuel de travaux adopté par l' Assemblée Générale.

Le copropriétaire et l'assemblée générale   

L'assemblée générale rassemble tous les copropriétaires au moins une fois par an. Chacun a un droit égale d'y participer.

La présence des copropriétaires aux assemblées générales est nécessaire au fonctionnement de la copropriété : cela permet d'être informé mais également de décider en participant aux votes. Il y a beaucoup de formalisme autour de l'assemblée générale afin d'éviter les contestations et préserver les droits des copropriétaires.



La convocation à l'assemblée générale
Par lettre recommandée avec accusé de réception ou télécopie avec récépissé ou remise en main propre contre émargement au moins 21 jours avant l'assemblée générale.

Qui doit être convoqué ?
Tous les copropriétaires, pour les couples mariés, Monsieur ou Madame. Possibilité de se faire représenter, il faut dans ce cas donner mandat soit à un autre copropriétaire, soit à une personne étrangère à la copropriété (mais pas au syndic, son conjoint, ses préposés).

Lieu de l'assemblée générale : dans la commune du lieu de situation de l'immeuble (mais le règlement peut fixer un autre lieu ou on peut le modifier à la majorité de l'article 24).

Contenue de la convocation :
- Lieu, date et heure de l'assemblée générale
- L'ordre du jour, qui précise chacune des questions soumises au vote. Chaque question devra faire l'objet d'un vote séparé. Seules les questions prévues à l'ordre du jour peuvent faire d'un vote, les autres peuvent seulement être discutées
- L'indication des modalités de consultation des pièces justificatives des charges

- Toutes les pièces nécessaires aux copropriétaires pour apprécier la portée des décisions qu'ils auront à prendre (ex : devis, contrat...)

Le déroulement de l'assemblée générale
Une feuille de présence est établie : elle doit être signée par tous les membres présent à l'assemblée générale. Ceux qui ont un mandat pour représenter des copropriétaires doivent signer en leur nom, les mandats sont joints à la feuille de présence.

Au début de l'assemblée générale, il faut désigner le Président de séance (qui ne peut pas être le syndic) et un ou plusieurs scrutateurs, à la majorité des voix de tous les copropriétaires présents ou représentés.
Le président vérifie la feuille de présence et veille à la régularité des votes.

Les règles de majorité
Chaque copropriétaires dispose d'un nombre de voix correspondant aux tantièmes de son lot par rapport à l'ensemble de l'immeuble.
La loi du 6 juillet 1965 a prévu différentes règles de majorité selon la nature et l'importance des décisions à prendre.

4 majorités :

- Majorité simple (article 24) : majorité des voix exprimées des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés à l'assemblée générale (on ne tient pas compte des abstentionnistes). Exemple de décision : approbation comptes annuels, travaux d'entretien, organisation et fonctionnement du conseil syndical...

- Majorité absolue (article 25)
: majorité des voix de tous les copropriétaires présents, représentés ou absents. Si aucune décision n'est prise à la majorité de l'article 25, 2 hypothèses : si le projet a recueilli au moins 1/3 des voix de tous les copropriétaire composant le syndicat (334/1000e), la même assemblée peut se prononcer à la majorité de l'article 24. Si le projet n'a pas recueilli 1/3 des voix : une nouvelle assemblée générale convoquée dans le délai de trois mois peut décider à la majorité de l'article 24. Exemples : désignation, révocation du syndic, approbation du contrat de syndic...

- Unanimité : unanimité de tous les copropriétaires présents, représentés et absents. Les décisions les plus graves qui peuvent mettre en cause la conservation de l'immeuble requièrent l'unanimité de tous les copropriétaires. Exemples : modification de la répartition des charges, suppression d'un équipement collectif...

Le procès verbal de l'assemblée générale
Le syndic assume les fonctions de secrétaire de séance, sauf si l'assemblée générale en décide autrement. A ce titre il rédige le PV qui constate les décisions prises en assemblée générale .

Le PV comporte le résultat de chacun des votes (le décompte des voix) sous l'intitulé de chaque question inscrit à l'ordre du jour. Il doit indiquer le nom des opposants et abstentionnistes et leur nombre de voix plus les éventuelles réserves de copropriétaires.

Le PV est signé par le Président de séance, et est notifié à chaque copropriétaire par LRAR dans un délai de deux mois maximum après l'assemblée générale.

Contester une décision d'assemblée générale
Les copropriétaires qui se sont opposés aux votes de l'assemblée générale et les copropriétaires défaillants (absents et non représentés) peuvent contester les décisions de l'AG dans un délai de deux mois à compter de la notification du PV.

Ceux qui n'ont pas été convoqués peuvent contester au-delà de ce délai de 2 mois. Tribunal compétent : TGI du lieu de situation de l'immeuble.


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